Analiza zależności między zadaniami w Microsoft Project 2013

sciezka_krytyczna_32

Już w pierwszej wersji aplikacji Microsoft Project można było zdefiniować zależności pomiędzy zadaniami: poprzedników i następników oraz zwłok miedzy nimi, a także ewentualnych ograniczeń czasowych. Na tej podstawie aplikacja wyliczała dla każdego z nich zapasy czasu – całkowity oraz swobodny – co umożliwiało identyfikację i wizualizację ścieżki krytycznej (np. w widoku Wykres Gantta śledzenie czy Diagram sieciowy).

Z czasem harmonogramy projektów stały coraz bardzie skomplikowane (rozbudowane), a zależności pomiędzy zadaniami coraz bardziej złożone. Naturalną konsekwencją tej sytuacji stały się trudny do przewidzenia wpływ zmian w jednym zadaniu na datę zakończenia całego projektu lub innych zadań.

W Microsoft Project 2013 wprowadzono funkcjonalność ścieżki zadań oraz poprzedników sterujących i następników sterowanych. Zostanie ona omówiona w tym artykule, podobnie jak Inspektor zadań (dostępnego już w poprzednich wersjach tej aplikacji), który pozwala odpowiedzieć na pytanie, dlaczego to zadanie rozpoczyna się właśnie w tym terminie oraz jakie zdarzenie mogą wygenerować problemy z terminami tego zadania.

Inspektor zadań

Inspektor zadań jest przydatnym narzędziem, dostępnym w aplikacji Microsoft Project, które pozwala kompleksowo (dla zaznaczonego zadania):

  • zidentyfikować, czy do zadania przydzielono zasoby z nadmierną alokację, a jeżeli tak, to jaki to jest zasób;
  • rozwiązać problem z nadmierną alokacją, poprzez zasugerowanie przeniesienie zadania na następny dostępny czas zasobu bądź poprzez przeanalizowanie problemu w widoku Terminarza zespołu;
  • zapoznać się z podstawowymi informacjami o zadaniu, takimi jak data rozpoczęcia i zakończenia;
  • upewnić się, czy zadanie jest planowane ręcznie czy automatycznie;
  • poznać nazwy zadań poprzedników dla danego zadań oraz dowiedzieć się, jaki jest typ relacji z tymi zadaniami;
  • dowiedzieć się, czy szczególne ustawienia kalendarzy (zadania lub zasobów przydzielonych do tego zadania) sterują datami rozpoczęcia lub zakończenia tego zadania.

Przykładowy wynika działania inspektora zadań przedstawia poniższy rysunek.

Rysunek 1 Przykładowy wynik analiz inspektora zadań

Jak widać, do zadania Przegląd globalnej sprzedaży przydzielono zasób Lider marketingu, który ma nadmierną alokację. Microsoft Project proponuje przeniesienie zadania na następny dostępny czas zasobu (chociaż może to opóźnić datę zakończenia projektu) lub rozwiązanie problemu w widoku Terminarz zespołu. Przykładowe zadanie jest planowane automatycznie, a jego bezpośrednim poprzednikiem jest zadanie Przegląd regionalnej sprzedaży. Zasoby przydzielone do zadania pracują według własnych kalendarzy.

Skorzystanie z inspektora zadań jest możliwe w widokach z zadaniami (np. w widoku Wykres Gantta) po przejściu do karty Zadanie, wybranie polecenie Inspekcja, a następnie Inspekcja zadania (patrz rysunek poniżej).

 Rysunek 2 Włączenie inspekcji zadań

Poprzedniki sterujące i następniki sterowane

W aplikacji Microsoft Project 2013 wprowadzono nową funkcjonalność pozwalającą na graficzne śledzenie ścieżki zadania, w tym w szczególności poprzedników sterujących oraz następników sterowanych. Poprzednikiem sterującym jest zadanie, którego przesuniecie w czasie spowoduje przesunięcie interesującego nas zadania. Następnik sterowany to z kolei zadanie, które ulegnie przesunięciu, jeżeli interesujące nas zadanie również zostanie przesunięcte.

Poprzedniki sterujące i następniki sterowane identyfikowane są na podstawie analizy swobodnego zapasu czasu (o jaki może zostać przesunięte zadanie, bez przesuwania terminu kolejnego zadania) i całkowitego zapasu czasu (o jaki można przesunąć zadanie bez przesuwania terminu zakończenia całego projektu) dla każdego zadania.

Wyróżnianie zadań będących poprzednikami (w tym również poprzednikami sterującymi) lub następnikami (w tym również następnikami sterowanymi) jest możliwe np. w widoku Wykres Gantta, po przejściu do karty Narzędzia wykresu Gantta -> Formatowania, a następnie wybraniu Ścieżki zadania i wskazaniu elementów, jakie mają być wyróżniane (patrz rysunek poniżej). 

Rysunek 3 Włączenie przedstawiania graficznego poprzedników sterujących i następników sterowanych

Przykładowy efekt śledzenia poprzedników i następników przedstawia poniższy rysunek. Wynika z niego, że Microsoft Project 2013 śledzi zależności wielostopniowo, tak aby przedstawić pełen ciąg zadań powiązanych.  Jedno zadanie może więc mieć wiele poprzedników oraz poprzedników sterujących, jak również wiele następników oraz następników sterowanych.

Rysunek 4 Wykres Gantta zawierający poprzedniki sterujące oraz następniki sterowane

Podsumowanie

Kierownicy projektów korzystający z aplikacji Microsoft Project 2013 otrzymują wiele narzędzi do analizy czynników, jakie wpływają na datę rozpoczęcia i zakończenia wszystkich zadań w projekcie. Ponadto pozwalają im również uzyskać odpowiedzi na pytanie, jakie będzie efekt przyśpieszenia bądź opóźnienia rozpoczęcia lub zakończenia dowolnego z zadań. Przykładowymi narzędziami są Inspekcja zadań oraz graficzne śledzenie ścieżki zadań i poprzedników sterujących oraz następników sterowanych. Dzięki nim analiza ścieżki krytycznej jest znacznie łatwiejsza.


Sebastian Wilczewski

O Sebastian Wilczewski

W branży IT od 2001 roku. Manager w Biurze Zarządzania Projektami w firmie Atena Usługi Informatyczne i finansowe S.A. Praktyk, konsultant, wdrożeniowiec, szkoleniowiec, doktorant, wykładowca akademicki. Moja dewiza to: „Patrzę na biznes z perspektywy IT, a na IT z perspektywy biznesu.” Jako Manager w Biurze Zarządzania Projektami firmy ATENA S.A. dostarczam rozwiązania i usprawnienia, pozwalające optymalizować proces zarzadzania portfelem ponad 200 projektów i zmian, generujących roczny przychód powyżej 100 mln PLN, realizowanych przez ponad 500 osób. Prowadzę projekty, wdrożenia, usługi konsultacyjne i szkolenia z zarządzania projektami i portfelem projektów za pomocą narzędzia Enterprise Project Management (Project Server oraz Project Professional) oraz z zakresu zarządzania dokumentami za pomocą SharePoint Server, w firmach posiadających do kilkudziesięciu tysięcy komputerów. Przeprowadziłem kilkadziesiąt prezentacji konferencyjnych, setki szkoleń oraz warsztatów (stacjonarnych i on-line) dotyczących tych obszarów W ramach współpracy z Wydziałem Zarządzania i Ekonomii Politechniki Gdańskiej dzielę się ze słuchaczami studiów podyplomowych wiedzą i praktycznym doświadczeniem z zakresu komputerowego wspomagania zarządzania projektami za pomocą rodziny produktów Microsoft Project. Napisałem kilka książek dotyczących Microsoft Office Project Server, Microsoft Project, które były na liście bestsellerów Wydawnictwa. Posiadam liczne certyfikaty Microsoft dokumentujące moją wiedzę i doświadczenie praktyczne – od prestiżowego MVP w kategorii Microsoft Project, (jako jedna z kilkudziesięciu osób na świecie i jedyna w Polsce), poprzez MCT aż do licznych certyfikatów, w tym między innymi MCITP/MCTS z technologii Project Server, SharePoint i innych. Jestem pasjonatem gry w squasha oraz fotografii. To ostatnie hobby łączy się nieodzownie z chęcią do podróżowania. Zaczynam „raczkować podwodnie” ucząc się ciekawej sztuki nurkowania.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *