Zarządzanie uprawnieniami w Project Server 2010, część 3 Zarządzanie kategoriami

Zarządzanie uprawnieniami w Project Server 2010

Artykuł ten rozwija temat prezentowany w tekstach, które są dostępne pod adresem Zarządzanie uprawnieniami w Project Server 2010, część 2 oraz Zarządzanie uprawnieniami w Project Server 2010, część 1. W poprzednich odcinkach omówiłem zagadnienie związane z kontami i grupami Project Server 2010. Teraz zajmę się problematyką kategorii.

Idea kategorii Project Server

Celem kategorii jest łączenie użytkowników i grup użytkowników oraz udostępnianie im informacji o projektach i zasobach w widokach, do których mają uprawnienia. Dzięki temu np. osoby należące do grupy Menedżerowie projektów mogą widzieć projekty, które prowadzą, a także zasoby, które realizują zadania w tych projektach. Członkowie zespołów mogą z kolei widzieć projekty, w których uczestniczą, ale już nie widzą np. informacji finansowych o tych projektach, o ile dana kategoria nie zawiera widoków z danymi finansowymi.

Użytkownik może należeć do jednej lub wielu grup. Użytkownikowi lub grupie użytkowników przypisuje się uprawnienia do jednej lub wielu kategorii. Do każdej kategorii może być przypisany jeden lub wiele widoków. W rezultacie jeden użytkownik może widzieć wiele widoków. Jest to efekt  jego sumarycznej przynależności do wielu grup uprawnionych do wielu kategorii, skupiających wiele widoków. Tę ideę kategorii przedstawia załączony schemat.

Rysunek 1 Zasada posługiwania się kategoriami

Prawidłowe stosowanie kategorii wymaga wcześniejszego, dobrego zaplanowania grup użytkowników, stworzenia Struktury Podziału Zasobów (SPZ) oraz zdefiniowanie widoków. Pozwoli to  elastycznie zarządzać dostępem użytkowników do informacji o projektach.

Zarządzanie kategoriami Project Server

Kategorie można tworzyć po przejściu na stronę Ustawienia serwera, a następnie wybraniu polecenia Zarządzaj kategoriami. Da się tam stworzyć nową kategorię (polecenie Nowa kategoria), usunąć wcześniej stworzoną (polecenie Usuń kategorie) bądź ją edytować  (poprzez kliknięcie jej nazwy).

Wyjaśnienie ustawień kategorii

Podczas dodawania lub edycji kategorii widocznych jest szereg ustawień. Warto przyjrzeć się im bliżej.

  • Nazwa kategorii – powinna dobrze opisywać kategorię, tak aby użytkownicy, którą nią zarządzają, rozumieli jej przeznaczenie.
  • Opis – powinien być rozwinięciem i uszczegółowieniem nazwy kategorii.
  • Użytkownicy i grupy – w polu tym wskazuje się użytkowników i grupy użytkowników, którzy będą mieć uprawnienia do przeglądania informacji udostępnionych w widokach należących do danej kategorii. Szczegółowy zakres uprawnień zależy jednak od ustawień zdefiniowanych w sekcji Projekty oraz Zasoby.
  • Projekty – tu wskazuje się projekty, które należą (będą widoczne) do danej kategorii. Dzięki temu użytkownicy lub grupy należące do danej kategorii będą mogli przeglądać informacje o tych projektach w widokach, które należą do danej kategorii. Można tutaj zaznaczy opcję Wszystkie bieżące i przyszłe projekty w bazie danych programu Project Server lub Tylko wskazane projekty. Po zaznaczeniu tej ostatniej opcji można wskazać nazwy konkretnych projektów, bądź zaznaczyć jedną z poniższych opcji:
    • Użytkownik jest właścicielem projektu lub użytkownik jest menedżerem stanu dla przydziałów w tym projekcie – po zaznaczeniu tej opcji użytkownik należący do tej kategorii (bezpośrednie lub za pośrednictwem grupy) będzie widział (w widokach należących do tej kategorii) te projekty, których jest właścicielem lub menedżerem stanu. Nie będzie natomiast widział innych projektów.
    • Użytkownik należy do zespołu projektu – po zaznaczeniu tej opcji użytkownik należący do tej kategorii (bezpośrednie lub za pośrednictwem grupy) będzie widział (w widokach należących do tej kategorii) te projekty, do których został dodany do zespołu projektowego za pomocą funkcji Buduje zespół z zasobów przedsiębiorstwa.
    • Właściciel projektu jest elementem potomnym Użytkownika za pośrednictwem SPZ – po zaznaczeniu tej opcji użytkownik należący do tej kategorii (bezpośrednie lub za pośrednictwem grupy) będzie widział (w widokach należących do tej kategorii) tylko te projekty, w których jest przełożonym właściciela projektu (fakt bycia przełożonym wynika z właściwości SPZ użytkowników). To ustawienie można wykorzystywać po to,  aby dyrektor mógł przeglądać projekty, które prowadzą jego podwładni.
    • Zasób w zespole projektu jest elementem potomnym Użytkownika za pośrednictwem SPZ  – po zaznaczeniu tej opcji użytkownik należący do tej kategorii (bezpośrednie lub za pośrednictwem grupy) będzie widział (w widokach należących do tej kategorii) tylko te projekty, w których jest przełożonym jednej z osób będącej członkiem zespołu (fakt bycia przełożonym wynika z właściwości SPZ użytkowników). To ustawienie jest przydatne do tego, aby dyrektor mógł przeglądać projekty, w których pracują jego podwładni.
    • Właściciel projektu ma tę samą wartość SPZ co użytkownika – po zaznaczeniu tej opcji użytkownik należący do tej kategorii (bezpośrednie lub za pośrednictwem grupy) będzie widział (w widokach należących do tej kategorii) tylko te projekty, w których jest współpracownikiem właściciela projektu (fakt bycia współpracownikiem wynika z właściwości SPZ danego użytkownika).
    • Zasoby – pole to umożliwia wskazanie zasobów, które będą mogli wyświetlać użytkownicy należący do tej kategorii. Można tutaj zaznaczyć opcję Wszystkie bieżące i przyszłe zasoby w bazie danych programu Project Server lub Tylko wskazane zasoby. Po zaznaczeniu tej ostatniej opcji można wskazać nazwy konkretnych zasobów bądź zaznaczyć jedną z poniższych opcji:
      • Użytkownik jest zasobem – po zaznaczeniu tej opcji użytkownik należący do tej kategorii (bezpośrednie lub za pośrednictwem grupy) będzie widział (w widokach należących do tej kategorii) informacje o sobie samym.
      • Są członkami zespoły projektowego dotyczącego projektu, którego właścicielem jest użytkownik – po zaznaczeniu tej opcji użytkownik należący do tej kategorii (bezpośrednie lub za pośrednictwem grupy) będzie widział (w widokach należących do tej kategorii) te zasoby, które pracują w jego projektach.
      • Są elementami potomnymi użytkownika za pośrednictwem SPZ – po zaznaczeniu tej opcji użytkownik należący do tej kategorii (bezpośrednie lub za pośrednictwem grupy) będzie widział (w widokach należących do tej kategorii) tylko te zasoby, które są jego bezpośrednimi podwładnymi (są zdefiniowani za pośrednictwem SPZ jako podwładni) lub podwładnymi jego podwładnych.
      • Są bezpośrednimi elementami potomnymi użytkownika za pośrednictwem SPZ – po zaznaczeniu tej opcji użytkownik należący do tej kategorii (bezpośrednie lub za pośrednictwem grupy) będzie widział (w widokach należących do tej kategorii) tylko te zasoby, które są jego bezpośrednimi podwładnymi (są zdefiniowani za pośrednictwem SPZ jako podwładni), lecz nie są podwładnymi jego podwładnych.
      • Mają tą samą wartość SPZ co użytkownik – po zaznaczeniu tej opcji użytkownik należący do tej kategorii (bezpośrednie lub za pośrednictwem grupy) będzie widział (w widokach należących do tej kategorii) tylko te zasoby, które są jego współpracownikami (są zdefiniowani za pośrednictwem SPZ jako współpracownicy – mają tą samą wartość SPZ).
      • Widoki – dodawanie do kategorii – w tym miejscu należy wskazać, jakie widoki należą do danej kategorii. Widoki definiują, jakie informacje będą widoczne (i w jaki sposób) dla członka danej kategorii.

Przykładową definicję kategorii przedstawia poniższy rysunek.

Rysunek 2 Ustawienia kategorii

Podsumowanie

Warunkiem koniecznym, aby móc zalogować się do systemu, jest posiadania konta w Microsoft Project Server. Po zalogowaniu użytkownik ma dostęp do danych, do jakich jest uprawniony. Wynika to grup, kategorii, struktury SPZ i widoków zdefiniowanych w systemie.

Osoby pełniące w firmie podobne role mogą być dodane do jednej grupy, aby łatwiej zarządzać uprawnieniami dla nich. Co więcej, dzięki prawidłowo zdefiniowanej Strukturze Podziału Zasobów (SPZ) można modelować uprawnienia, uzależniając je od struktury organizacyjnej firmy i zależności przełożony – podwładny. Uprawnienia nadaje się grupie do jednej lub wielu kategorii. Kategoria zawiera jeden lub więcej widoków, obejmując wiele projektów i zasobów.

Oceniając te zasady, można stwierdzić, że Microsoft Project Server 2010 dzięki elastycznemu podejściu do uprawnień umożliwia udostępnianie właściwych informacji właściwym osobom w organizacji.


Sebastian Wilczewski

O Sebastian Wilczewski

W branży IT od 2001 roku. Manager w Biurze Zarządzania Projektami w firmie Atena Usługi Informatyczne i finansowe S.A. Praktyk, konsultant, wdrożeniowiec, szkoleniowiec, doktorant, wykładowca akademicki. Moja dewiza to: „Patrzę na biznes z perspektywy IT, a na IT z perspektywy biznesu.” Jako Manager w Biurze Zarządzania Projektami firmy ATENA S.A. dostarczam rozwiązania i usprawnienia, pozwalające optymalizować proces zarzadzania portfelem ponad 200 projektów i zmian, generujących roczny przychód powyżej 100 mln PLN, realizowanych przez ponad 500 osób. Prowadzę projekty, wdrożenia, usługi konsultacyjne i szkolenia z zarządzania projektami i portfelem projektów za pomocą narzędzia Enterprise Project Management (Project Server oraz Project Professional) oraz z zakresu zarządzania dokumentami za pomocą SharePoint Server, w firmach posiadających do kilkudziesięciu tysięcy komputerów. Przeprowadziłem kilkadziesiąt prezentacji konferencyjnych, setki szkoleń oraz warsztatów (stacjonarnych i on-line) dotyczących tych obszarów W ramach współpracy z Wydziałem Zarządzania i Ekonomii Politechniki Gdańskiej dzielę się ze słuchaczami studiów podyplomowych wiedzą i praktycznym doświadczeniem z zakresu komputerowego wspomagania zarządzania projektami za pomocą rodziny produktów Microsoft Project. Napisałem kilka książek dotyczących Microsoft Office Project Server, Microsoft Project, które były na liście bestsellerów Wydawnictwa. Posiadam liczne certyfikaty Microsoft dokumentujące moją wiedzę i doświadczenie praktyczne – od prestiżowego MVP w kategorii Microsoft Project, (jako jedna z kilkudziesięciu osób na świecie i jedyna w Polsce), poprzez MCT aż do licznych certyfikatów, w tym między innymi MCITP/MCTS z technologii Project Server, SharePoint i innych. Jestem pasjonatem gry w squasha oraz fotografii. To ostatnie hobby łączy się nieodzownie z chęcią do podróżowania. Zaczynam „raczkować podwodnie” ucząc się ciekawej sztuki nurkowania.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *